Hankinnat
Julkisten hankintojen keinovalikoima on laaja, kunhan noudatetaan hankintalain pääsääntöä: kaikki julkiset hankinnat on kilpailutettava. Poikkeuksen tähän tekee suorahankinta, joka voidaan tehdä ainoastaan silloin, kun hankintalaissa säädetyt edellytykset täyttyvät.
Kansalliset hankinnat voidaan kilpailuttaa käyttämällä vapaasti valittua menettelyä, joka täyttää hankintalain yleiset periaatteet: avoimuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus asetetuissa vaatimuksissa. Jopa itse määritelty menettely hyväksytään, kunhan se on em. periaatteiden mukainen.
EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa menettelyn valinta on rajoitetumpaa, käytössä ovat avoin menettely, rajoitettu menettely, dynaaminen hankintajärjestelmä, suunnittelukilpailu, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely sekä innovaatiokumppanuus. Näistä kolmella viimeisellä on tiettyjä käyttöedellytyksiä.
Yleisimmin kaupungilla käytetään sekä kansallisissa että EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa avointa menettelyä. Hankintasuunnittelu ohjaa kilpailutusprosessia ja hankinta-asiakirjojen valmistelua ja varmistaa, että valittu menettely ja dokumentointi ovat hankintalain mukaisia.
Pienhankinnoissa menettelyt ovat kevyempiä, ja tarjouksen pyytäjä voi pienhankintaohjeistuksen mukaisesti vapaasti valita ne yritykset (kuitenkin vähintään kolme), joille hintatiedustelun tai tarjouspyynnön lähettää. Pienhankinnoissakin noudatetaan em. julkisten hankintojen periaatteita ja hankintapäätöksissä on selkeästi avattava esimerkiksi päätöksenteon perusteet tarjoajan oikeusturvan takaamiseksi. Huolellisella paikallisten toimijoiden kartoittamisella ja tarjousten lähettämisellä mahdollisimman monelle soveltuvalle yritykselle, voidaan pienhankinnoilla tukea erittäin paljon seudullista elinvoimaa.
Lisätietoja hankintojen vastuunjaosta Kotkan kaupungilla.
Kattavasti lisätietoa julkisista hankinnoista Julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilta.
Ohjaavat lait ja säädökset
Hankintamenettelyissä noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä (kansallinen ja EU-hankintalainsäädäntö), hankinnan kohteeseen liittyvää lainsäädäntöä (ml. EU:n yleinen tietosuoja-asetus), kaupungin toimintaa säätelevää muuta lainsäädäntöä (kuten kuntalaki), kaupungin johtosääntöjä sekä kaupunginhallituksen hyväksymiä Kotkan kaupungin hankintaohjeita.
Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset (poislukien liikesalaisuudet) ovat julkisia, kun sopimus on tehty.
Asianosaisella on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti kun päätös on tehty ja annettu tiedoksi. Hänellä ei kuitenkaan ole tietojensaantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin.
Vakiosopimusehdot
Kotkan kaupunki noudattaa hankinnoissaan valtiovarainministeriön laatimia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavara- tai palveluhankinnoille (JYSEt), JIT 2015 -sopimusehtoja tai kuhunkin hankkeeseen soveltuvia muita vakiosopimusehtoja. Sovellettaviksi voivat tulla myös edellä mainittujen ehtojen yhdistelmät.
Sovellettavat vakiosopimusehdot käyvät ilmi aina kyseisen hankinnan hankinta-asiakirjoista.