Tutkimuslupa

Tutkimuslupamenettely ja ohjeet

TUTKIMUSLUPAMENETTELY JA OHJEET TUTKIMUSLUVAN HAKIJOILLE 2024 (PDF)

Tutkimuslupahakemus e-lomake (vaatii vahvan tunnistautumisen)

Kotkan kaupungin organisaatiosta tehtäviin tutkimuksiin, selvityksiin ja opinnäytteisiin tarvitaan tutkimuslupa.

Tutkimuslupa tarvitaan pääsääntöisesti, kun tutkimus kohdistuu Kotkan kaupunkiorganisaatioon, sen yksiköiden toimintaan, henkilöstöön tai asiakkaisiin, tai tutkimusaineistona on Kotkan kaupungin ylläpitämien tietojärjestelmien tiedot tai viranomaisasiakirjat. Tutkimuslupalomake täytetään soveltuvin osin myös silloin, kun kyseessä on valtakunnallinen tutkimushanke, jossa tutkitaan Kotkan kaupunkia ja sen toimintaa tai käytetään aineistona esimerkiksi Kotkan kaupungin henkilörekisteriaineistoja.

Tutkimuslupa tulee olla hyväksytty ennen kuin aineiston kerääminen kaupungin yksiköissä tai kaupungin tietojärjestelmistä voidaan aloittaa.
Tutkimuslupa on tutkimuskohtainen ja sen hakee tutkimuksesta vastaava henkilö tai päätutkija.

Tutkimusluvan myöntämisen edellytyksenä on, että luvan hakija on ollut henkilökohtaisesti yhteydessä siihen yksikköön, johon tutkimus kohdistuu ja tutkimuksen toteuttamisesta on sovittu yksikön yhteyshenkilön kanssa. Yhteyshenkilön tiedot merkitään lupahakemukseen ja hän avustaa tarvittaessa tutkimuksen käytännön järjestelyissä kaupungin osalta.

Ohjeessa määritellään tarkemmin Kotkan kaupungin tutkimuslupamenettely ja milloin tutkimuslupaa tarvitaan ja milloin ei.

Toimi näin

1. Tutkimusluvan hakeminen
Tutkimuslupa haetaan lähtökohtaisesti Kotkan kaupungin sähköisellä tutkimuslupahakemuksella.
Tutkimuslupahakemuslomakkeeseen täytetään ne kohdat, jotka ovat tarpeellisia kyseisen tutkimuksen kannalta.
Tutkimusluvan myöntäminen edellyttää, että luvan hakija on ollut ennen luvan hakemista henkilökohtaisesti yhteydessä siihen kaupungin yksikköön, johon tutkimus kohdistuu ja että tutkimuksen toteuttamisesta on sovittu kyseisessä yksikössä. Tässä yksikössä nimetään yhteyshenkilö tutkimusta varten.
Kaupungin yksiköiden yhteyshenkilöiden tehtävänä on avustaa tarvittaessa tutkimuksen käytännön järjestelyissä kaupungin osalta.
Mikäli yhteyshenkilöitä on eri yksiköistä, kunkin yhteyshenkilön tehtävät ja vastuut koskevat hänen oman yksikkönsä toimintaa.
Lupahakemuksessa kysytyt tiedot tulee olla huolellisesti täytettynä. Luvasta päättävä henkilö tai taho voi pyytää tutkijalta lupapäätöksen tekemistä varten tarpeelliseksi katsomiaan lisätietoja.
Tutkimuslupahakemukseen tulee aina liittää tutkimussuunnitelma sekä tietyissä tutkimuksissa muita dokumentteja, kuten lausuntoja, seloste henkilötietojen käsittelystä ja tieteellisen tutkimuksen tietosuojailmoitus.
Tutkimuslupahakemukset käsitellään lähtökohtaisesti kahden viikon kuluessa.
Hakemuksesta tehdystä päätöksestä ilmoitetaan hakijalle ja hakijalle lähetetään myönnetty tutkimuslupa pdf-tiedostona hänen sähköpostiinsa.
Tutkimuksen tekeminen voidaan aloittaa vasta sitten kun tutkimuslupa on myönnetty

2. Hakemuksen liitteet
Hakemukseen tulee liittää aina tutkimussuunnitelma.
Hakemukseen voidaan lisätä myös muita luvan myöntämisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja.
Esimerkiksi, jos tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, on seloste henkilötietojen käsittelystä ja mahdollisesti tietosuojailmoitus pakollinen liite.
Mikäli tutkimussuunnitelma ei sisällä kuvausta aineiston käsittelystä tutkimuksen päätyttyä, tulee tutkimukseen liittää erillinen aineistonhallintasuunnitelma, jossa kuvataan, miten tutkimusaineistoa hallitaan ja käsitellään tutkimuksen elinkaaren ajan.
Todistus oppilaitokselta tutkimuksen tai opinnäytetyön tekemisestä voidaan liittää tutkimushakemukseen.
Tutkimuslupaa valmisteleva yksikkö voi pyytää hakijalta tarpeelliseksi katsomiaan lisätietoja.

3. Tutkimuksen valmistuminen
Kun tutkimus valmistuu, tekijä toimittaa sen tutkimusluvassa mainitulle kaupungin yhteyshenkilölle.