Arkistonmuodostajat ja asiakirja-aineiston rajavuodet
Kotkan kaupunginarkiston hallussa on pääsääntöisesti yli 10 vuotta vanha pysyvästi säilytettäväksi määrätty tai erittäin pitkän säilytysajan omaava kaupungin ja siihen liitettyjen kuntien sekä kauppalan asiakirja-aineisto, jota on noin 3 hyllykilometriä.
Kaikista kaupunginarkistoon tallennetuista arkistonmuodostajien arkistoista on laadittu arkistoluettelot, joista löytyy tarkemmat tiedot arkistojen sisällöistä. Keskusarkiston vanhimmat asiakirjat ovat 1840-luvulta olevia Haapasaaren kunnan kauppakirjoja, päätöksiä ja kirjeitä. Rajavuodet kertovat sen, että minkälaista ajanjaksoa kyseiset asiakirjat käsittelevät.
Erillisenä osana kaupunginarkiston yhteydessä toimii kotiseutuarkisto, johon on talletettu paikallisten yhdistysten, seurojen ja järjestöjen asiakirjoja.