Kaupunki vaatii selvitystä Kotkan Saariston Ystävien yhdistykseltä Rankin ja Kirkonmaan vesihuoltoavustuksista

Kotkan kaupunginhallitus on päättänyt vaatia Kotkan Saariston Ystävät ry:ltä selvitystä Rankin ja Kirkonmaan vesihuoltoavustuksen myöntämiseen ja maksuunpanoon liittyvässä asiassa.
Saadun selvityksen perusteella kaupunki päättää avustuksen mahdollisesta takaisinperinnästä sekä arvioi, onko asiassa tarvetta tehdä tutkintapyyntö poliisille.

Lisäksi kaupunginhallitus päätti antaa kansliapäällikön ja hallintoyksikön tehtäväksi sisällyttää kaupungin sisäisen tarkastuksen ehdottamat toimenpiteet päätöksenteko- ja avustusten myöntämisen prosessien ohjeistuksiin ja sääntöihin sekä toimintaan. Selvitys suoritetuista toimenpiteistä tulee tuoda kaupunginhallitukselle tiedoksi 7.10.2024 mennessä.

Kaupunginhallituksen päätökset perustuvat kaupunginjohtajan viime joulukuussa antamaan määräykseen sisäisestä tarkastuksesta, joka kohdistuu Rankkiin ja Kirkonmaahan myönnettyihin vesihuoltoavustuksiin.

Sisäisen tarkastuksen selvitys annettiin tiedoksi kaupunginhallitukselle 17.6. ja sen perusteella voidaan todeta, että nyt kyseessä olevan avustuksen osalta asiakokonaisuudella on kaupungin päätöksenteossa pitkä historia, jonka aikana on tapahtunut monia toimivaltaan liittyviä epäselvyyksiä, jotka ovat osaltaan aiheuttaneet epätarkkuuksia niin virkahenkilöiden kuin luottamustoimielinten päätöksentekoprosesseissa.

Sisäisen tarkastuksen perusteella on todettu, että Kotkan kaupungin avustusten myöntämistä koskeva yleisohje on kuitenkin ajan tasalla ja että pääpiirteissään kaupungin avustusprosesseissa yleisohjetta noudatetaan. Tarkastuksen kohteena ollut avustus ja siinä havaitut puutteet on ollut poikkeuksellinen yksittäistapaus.

Kotkan Saariston Ystävät Ry:lle myönnettiin Rankkiin (50 000 euroa) ja Kirkonmaahan (50 000 euroa) vesihuoltoavustukset teknisen johtajan viranhaltijapäätöksellä joulukuussa vuonna 2022. Sisäisen tarkastuksen selvityksessä todetaan, että päätösprosessissa ei ole kaikilta osin noudatettu Kotkan kaupunginhallituksen hyväksymää avustusten yleisohjeetta. Avustushakemus ja avustuspäätös ovat olleet sisällöltään puutteellisia, eikä avustuspäätöstä ole riittävällä tavalla perusteltu.

Lisäksi avustushakemuksen ja sen liitteiden dokumentointi on ollut puutteellista tai yleisohjeen edellyttämiä selvityksiä ei ole yleisohjeiden edellyttämällä tavalla vaadittu tai selvitetty. Avustuspäätöksessä ei myöskään ole määräyksiä tositteiden esittämisestä tai tositteiden esittämiselle asetettavista vaatimuksista eikä avustuksen käyttöä ole valvottu.

Puutteista huolimatta avustuksen myöntämisestä on tehty sitä koskeva muutoksenhakukelpoinen viranhaltijapäätös, joka on ollut julkisesti nähtävillä ja se on myös viety lautakuntaan mahdollista otto-oikeutta varten.

Avustuksen saajalta vaaditaan selvitys ensi tilassa

Jatkotoimenpiteinä kyseisen päätöksen osalta sisäinen tarkastus esitti, että kaupungin tulee ensi tilassa pyytää avustuksen saajalta selvitys avustuksen käytöstä. Kaupungin tulee ainakin pyytää yhdistykseltä tositteet sekä pankin viralliset tiliotteet.
Selvityksen yhteydessä on pyydettävä kaikki tarpeellinen tieto, jotta voidaan todentaa, onko Rankkiin ja Kirkonmaahan tarkoitettu osmoonilaitteisto kokonaisuudessaan rakennettu ja onko se ollut ja onko se edelleen käytössä ja toiminnassa avustushakemuksessa mainitulla tavalla.

Mikäli luotettavaa selvitystä laitteen toiminnasta ei saada, tulee kaupungin ryhtyä toimiin avustuksen takaisin perimiseksi. Mikäli asian selvittämisen yhteydessä ilmenee, että avustusta haettaessa on erehdytetty viranomaista tekemään taloudellisesti suosiva päätös perusteetta, tulee kaupungin harkita tutkintapyynnön tekemistä poliisille.

Lisäksi sisäinen tarkastus suosittelee avustusprosessin parantamiseksi ja varmentamiseksi seuraavia toimenpiteitä:

• kaupunki kartoittaa millaisia avustuslajeja eri toimialat myöntävät, sekä tarkastelee, että myönnettävien avustusten myöntämiskriteerit on määritelty selkeästi ja ne kohtelevat kaikkia tasapuolisesti. Mikäli myönnettävä avustus ei ole tasapuolinen, tulee sille olla lain mukainen peruste;
• hakemuksen yhteyteen on aina pyydettävä kaikki avustusten yleisohjeessa mainitut dokumentit ja selvitykset ja avustushakemus liitteineen tallennetaan aina asianmukaisesti asianhallintajärjestelmään;
• avustuspäätöksessä on aina kirjattava, kuinka avustus on julistettu haettavaksi, sekä ilmoitettava hakijoiden määrä ja millä perusteella hakemus on päätetty myöntää hakijalle. Avustuspäätöksissä on aina otettava kantaa ja kirjattava hakijan kelpoisuus saada avustusta. Tämän todentamiseksi on hyvä kuvata päätöksen alussa avustushakemus pääpiirteissään, sekä hakemuksen perusteena olleet asiakirjat;
• jokaiseen avustuspäätökseen on suositeltavaa kirjata erikseen avustuksen valvonnasta ja takaisinperinnästä. Jokaisessa avustuspäätöksessä tulee olla vähintään viittaus Kotkan avustusten yleisohjeeseen;
• kertaluonteisten avustusten valvontaa tehostetaan ja luodaan järjestelmä, jossa myös nämä avustukset ja niiden käyttöä valvontaan vuosittain;
• avustuslajeja perustettaessa ja avustuksia myönnettäessä tulee avustusten yleisohjetta aina noudattaa, yhdenvertaisen kohtelun takaamiseksi;
• mikäli kaupunki päättää myöntää kaupungin lakisääteisiin tehtäviin perustumattomia omia kaupungin sisäisiä avustuksia tai avustuslajeja, tulisi päätösvalta niistä olla aina vähintään lautakuntatasolla, jotta turvataan kuntalaisten yhdenvertainen kohtelu. Yksittäisiä viranhaltijapäätöksellä myönnettäviä avustuksia ei tulisi olla,
• avustusten myöntämistä koskevasta päätöksenteosta järjestetään koulutusta, jossa painotetaan erityisesti päätösten sisällöllistä laatua, sekä avustuspäätösten valvontaa ja takaisinperintää.

Sisäisen tarkastuksen yhteydessä on havaittu, että prosesseissa, joissa on päätetty Kirkonmaan ja Rankin vesihuoltojärjestelmien siirtymisestä Kotkan kaupungin omistukseen; saariston vesihuoltoa koskevista linjauksissa; Haapasaaren, Rankin ja Kirkonmaan runkoputkia koskevasta sopimuksesta ja lisämääräraha-avustusesityksestä saariston vesihuoltoon, on tarvetta kiinnittää huomiota toimintatapoihin sekä valmistelu- ja päätösprosesseihin, jotta ne ovat tarkoituksenmukaiset ja noudattavat kaupungin toimivaltasääntöjä.

Toimenpiteinä sisäinen tarkastus suosittelee että:

• päätösten valmistelua ja laatua valvotaan. Jokaisessa päätöksessä tulee olla dokumentoituna aiemmat päätökset ja käsittelyvaiheet, sekä toimivallan peruste;
• kaupunkia sitovia sopimuksia valmisteltaessa, tulee aina huomioida päätöksentekotasot. Mikäli viranhaltija valmistelee sopimusta, joka edellyttää kaupungin toimielimen tekemää päätöstä tai aiemman päätöksen muuttamista, sisäinen tarkastus suosittelee, että sopimusluonnokseen/sopimukseen kirjataan aina ehto siitä, että sopimus sitoo kaupunkia vasta kun asiasta on päätetty toimivaltaisessa viranomaisessa ja päätös on lainvoiminen;
• viranhaltijoita ja luottamuselinten jäseniä koulutetaan säännöllisesti ammattitaidon ylläpitämiseksi.