Koronavuonna yli 500 kesätyönhakijaa haastateltiin etänä

(Kirjoittaja: Minni Kuisma, Ohjaamo Kotkan vs. koordinaattori)

Kotkan kaupunki palkkaa joka kesä koululaisia kesätyöntekijöiksi. Prosessin valmistelu alkaa yleensä jo edellisen vuoden joulukuussa, kun katsotaan edellisen kesän kesätyökyselyn tuloksia ja aletaan kartoittaa seuraavan kesän kesätyöpaikkoja. Kaupungin eri yksiköt voivat hakea kesätöitä vastaamalla henkilöstöasioiden yksikön kyselyyn. Tämän jälkeen käytettävissä oleva paikkamäärä jaetaan hakemusten ja tarpeen mukaan. Kun kesätyöpaikat ovat tiedossa, astuu Ohjaamo vahvemmin mukaan kuvioon esimerkiksi markkinoimalla kesätyöpaikkoja ja pitämällä infoja eri kouluilla.

Tänä vuonna korona näytteli omaa osaansa prosessissa, niin kuin voi kuvitella. Ensinnäkin eri koulujen ja maahanmuuttajatyön hybridiyksikön kesätyöinfot toteutettiin tänä vuonna Teamsin kautta. Niitä pidettiin yli 20. Tavoitimme hyvin nuoria. Teams-infot haastoivat Ohjaamoakin uudella tavalla, ja tulkkien kanssa työskentely hybridiyksikön infoissa toi mukaan oman mausteensa.

Kun kesätöiden haku päättyy, alkaa armoton excelöinti. Miksi? Syystä, että Kotkan kaupunki – Ohjaamon organisoimana – haastattelee kaikki kelpoiset kesätyönhakijat. Kelpoisia ovat kaikki kotkalaiset nuoret, jotka ovat syntyneitä määriteltyinä vuosina eivätkä ole vielä aiemmin olleet kesätöissä Kotkan kaupungilla. Tänä vuonna kelpoisia hakijoita oli 500. Heidät jaettiin ryhmähaastatteluihin.

Kesätyöhaastattelut toteutetaan ryhmähaastatteluina, ja nuorisotyön puolesta tulevat niin sanotut päähaastattelijat. Päähaastattelijoilla on jokaisessa ryhmähaastattelussa mukana myös havainnoitsijoita. Vahvana toiveena on, että havainnoitsija edustaisi aina sitä työyksikköä, mihin työntekijöitä kussakin haastattelussa valitaan. Esimerkiksi jos etsitään kesätyöntekijöitä varhaiskasvatukseen, niin toivotaan havainnoitsijoiden olevan päiväkotien henkilökuntaa. Havainnointi on mukava kokemus myös eri työyksiköistä saapuville havainnoitsijoille.

Kesätöiden ryhmähaastattelut jakautuvat maaliskuussa noin kolmen viikon ajalle, ja haastatteluslotteja on useampi päivässä. Tänä vuonna varauduttiin pieniin ryhmähaastatteluihin väljissä tiloissa, jotta ne olisi ollut mahdollista toteuttaa paikan päällä. Koko tämän vuoden prosessin ajan takaraivossa oli ollut kuitenkin tieto, että uhkana on haastattelujen siirtyminen etämuotoon. Näin myös lopulta kävi, kun kokoontumisrajoitukset tiukentuivat puolitoista viikkoa ennen haastattelujen alkua.

Reagointiaika tähän ei ollut pitkä, ja olennaista osaa muutoksessa näytteli tietysti tiedotus. Nuorille oli laitettu jo haastattelukutsut ja -ajat sekä -paikat. Lähdimme liikkeelle siitä, että tiedotimme haastattelujen siirtymisestä Teams-ympäristöön, ja että haastatteluaika pysyisi samana kuin aiemmin ilmoitettu, vain muoto vaihtuisi.

Kuten kaikki Teams- ja muuta etäaikaa eläneet tietävät, niin aina linkit ja yhteydet eivät toimi tai on muita teknisiä ongelmia. Varauduimme tähän siten, että loimme kaksi eri puhelinlinjaa, jotka vastasivat haastattelujen aikana. Eli jos esim. nuori X ei pääsisi linkin kautta haastatteluun, niin hän ottaisi yhteyttä numeroon 1 tai 2. Lisäksi kaikki nuoret saivat Teams-ohjeistuksen, sillä ei voi olettaa kaikkien sitä aiemmin käyttäneen. Ei voitu myöskään olettaa kaikkien nuorten omaavan laitetta joilla osallistua Teams-ryhmähaastatteluun. Tästä syystä nuorilla oli mahdollisuus osallistua haastatteluun kannettavalta  tietokoneelta Kotkansaarelta, Karhuvuoresta tai Karhulasta käsin, jotta haastattelu ei jäisi välineistöstä kiinni. Muutama nuori käytti tarjotun mahdollisuuden.

Haastattelut sujuivat etänä oletettua paremmin. Niiden jälkeen päästiin tekemään varsinaiset kesätyöpaikkavalinnat ja ilmoittamaan valituille. Kesätyöpaikan saaneille järjestettiin kesätyöinfo, joka sekin toteutettiin Teamsissä.

Ohjaamo täyttää myös ne kesätyöpaikat, joita nuoret eivät ota vastaan tai jotka perutaan, kun on esimerkiksi saatukin muita kesätöitä. Peruutuspaikat täytetään pääsääntöisesti peruutuspaikkalistalta, johon kesätöitä hakeneet nuoret voivat ilmoittautua, jos eivät saaneet kesätyöpaikkaa. Normaalivuonna tämä ilmoittautuminen olisi tehty Ohjaamossa paikan päällä lyhyenä kesätyöhaastatteluna, mutta tänä vuonna se toteutettiin puhelinhaastatteluna.

Perinteisten kesätyöpaikkojen rinnalla on myös mahdollista hakea Kotkan kaupungin kesätyöryittäjäksi. Tämä prosessi kehittyy koko ajan, ja nuorten ideat ovat monipuolisia. Kesäyrittäjäksi hakeneet haastatellaan ja valituiksi tulleille tarjotaan tukea. Kesäyrittäjyydessä yhteistyötahona TE-toimisto. Kesäyrityksen voi perustaa yhdessä tai kavereiden kanssa. Tuki on suuruudeltaan 350 euroa ja se on kesäyrityskohtainen riippumatta siitä, onko kesäyrityksessä yksi tai kolme nuorta mukana.

Tänä vuonna myös pilotoitiin kesätyöseteleitä Kotkassa. Niitä oli jaossa 16 kappaletta ja ne olivat tarjolla 15-16-vuotiaille kotkalaisille nuorille. Kotkan kaupunki korvasi 300 euroa työnantajalle nuorten palkkaamisesta. Kesäsetelityön pitää kestää vähintään kaksi viikkoa. Työaika on 30 tuntia viikossa tai vähintään yhteensä 60 tuntia kesäkauden aikana. Mahdollisia työnantajia ovat esim. Kotkassa toimivat yritykset ja yhteisöt. Kesätyösetelit olivat jaossa Ohjaamon kautta, jossa varmistettiin nuoren varmasti olevan oikeutettu kesätyöseteliin. Sen jälkeen varmistettiin vielä taho, joka oli palkkaamassa nuorta kesätöihin. Henkilöstöasioiden yksikkö hoiti kesätyösetelituen maksamisen työnantajille.

Jos jaksoit lukea tänne asti, niin huomasit, että kesätyöprosessi haastatteluineen ei ole ihan yksinkertainen, mutta monen nuoren kannalta erittäin tärkeä. Jo kesätyöhaastattelu on tärkeä, kesätyöpaikasta puhumattakaan. Ohjaamo Kotka ja henkilöstöasioiden yksikkö tekevät yhteistyötä kesätyöpaikkojen, kesäyrittäjyyden sekä kesätyösetelien osalta. Se on tärkeä yhteinen toiminto, jossa toteutuu järkevä työnjako yksiköiden välillä.

Minni Kuisma

Kirjoittaja on Ohjaamo Kotkan vs. koordinaattori, joka on ollut kesätyöhaastatteluprojektissa mukana jo neljä eri kertaa.

Jaa kirjoitus sosiaalisessa mediassa

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn

Tietoa kirjoittajasta

Anna Vanhala

Työntekijäkokemuksista, ihmisistä ja liikunnasta innostuva paluumuuttaja. Henkilöstösuunnittelijan työ on monipuolista työhyvinvoinnin ja osaamisen tukemista sekä välillä hallinnollista puurtamistakin.

Muut julkaisutkirjoittajalta: Anna Vanhala